В соответствии с выполнением требований ФГОС ВО, в РГПУ им. А. И. Герцена полномасштабно функционирует электронная информационная-образовательная среда (ЭИОС). ЭИОС вуза представлена в виде взаимосвязанных систем и электронных ресурсов, которые позволяют предоставлять доступ к актуальной информации и организовывать учебный процесс в университете. Одним из компонентов ЭИОС является интегрированная информационная система управления учебным процессом «Герцен» (ИСУП) [4], которая базируется на корпоративной Базе данных вуза и обеспечивает работу большинства управленческий структур РГПУ им. А.И. Герцена.

Ресурсы ИСУП позволяют реализовывать алгоритмы обеспечения управления организацией образовательного процесса, проводить информационное сопровождения студентов и сотрудников вуза в условиях цифровой образовательной среды. В состав ИСУП «Герцен» входит порядка 40 информационных систем и веб-ресурсов, которые подтверждены соответствующими свидетельствами о регистрации программ для ЭВМ.

Ключевой особенностью ИСУП является актуальность используемой базы данных, с которой взаимодействуют большинство структурных подразделений университета. Преимуществами работы с информационными системами ИСУП «Герцен» является систематическое обновление и постоянная поддержка пользователей сотрудниками отдела информатизации образовательного процесса учебно-методического управления.

Классы пользователей ИСУП характеризуются по уровню доступа и должностным обязанностям, к ним относятся: преподаватели и студенты, специалисты по учебно-методической работе, диспетчеры расписания, сотрудники отделов учебно-методического управления, второго отдела, отдела аспирантуры и т.д.

Связующим звеном для обеспечения учебного процесса между студентами и преподавателями университета являются сотрудники деканатов и отделов учебно-методического управления.

Актуальной проблемой при организации работы сотрудников с компонентами ИСУП является адаптация сотрудников к различным изменениям и нововведениям в компонентах ИСУП. Наши наблюдения покали, что успешность освоения новых компонентов пользователями зависит уровня информационной культуры пользователей и опыта работы с информационными системами; разных преимущественных стилей восприятия информации. Это влияет на скорость внедрения новых ресурсов.

Преодоление возникающих трудностей возможно с помощью цифровых образовательных ресурсов, разработанных в поддержку пользователей. На первом этапе была разработана модель образовательного ресурса, которая была спроектирована с учетом анализа компонентов ЭИОС вуза и опыта работы сотрудников с информационными системами ИСУП «Герцен». Основные положения и структура модели описаны в статье Барановой Е.В., Беленкевского Д.С. [1].

На основе модели был реализован веб-ресурс «Информационные системы для организации учебного процесса», который представлен в веб-сервисе «Электронный кабинет сотрудника». Он прошел апробацию и получил свидетельство о регистрации программ для ЭВМ, №2023681754 [3].

Ниже представлены структурные элементы ресурса.

Веб-ресурс включает:

·          классы пользователей;

·          алгоритмы доступа к ресурсу;

·          учебно-методические материалы;

·          диагностические и вспомогательные материалы;

·          интуитивно-понятный пользовательский интерфейс.

В процессе разработки ресурса и подготовки учебно-методических материалов был проведен анализ действующих систем ИСУП, корпоративной почты отдела информатизации образовательного процесса, разработанных ранее справочных материалов, руководств пользователей. Доступ сотрудников к ресурсу осуществляется через определение прав, которые описаны в базе данных «HERZEN». В ресурсе формируется список доступных систем для авторизованного сотрудника. Основными пользователями ресурса были определены сотрудники деканатов, для них доступны обучающие материалы к системе «Деканат».

Для профессорско-преподавательского состава вуза предусмотрено обучение веб-ресурсам «Электронный журнал» и «Электронные ведомости».

Разработанные учебно-методические материалы позволили разделить обучение информационным системам по тематическим блокам. Пользователям предоставлена возможность изучать все тематические блоки или выборочно знакомиться с материалами конкретной темы. Сотрудникам, которые предпочитают визуальное представление, доступны видеоролики, демонстрирующие работы с компонентами систем; те, кто воспринимают информацию через текст - доступны текстовые материалы.

Для системы «Деканат» разработаны семь тематических блоков, охватывающих базовые сведения и функционал системы. Теоретический материал способствует формированию общего представления о назначении ИС «Деканат»: работа с режимом «Справочники», принципы создания новых сведений, учебных групп, тем ВКР и т.п.; функционал и назначение режима «Учебные планы», формирование и редактирование копий учебного плана; режим «Студенты», сортировка и поиск студентов, переход к личной карточке студента и ее заполнению; режим «Экзаменационные ведомости» и т.д.

Для удобства поиска в ресурс добавлен раздел ответов на часто возникающие вопросы сотрудников, в нем аккумулируется информация, которая чаще всего интересует пользователей. Примерами служат вопросы о том, как создавать экзаменационную ведомость/лист; что нужно делать, чтобы изменить учебный план у студента; как сформировать приказ о назначении на стипендию для студентов 1 курса и т.д.

Информационная система «Деканат» является наиболее объемной и сложной с точки зрения обучения, тематические блоки, учебно-методические и справочные материалы добавляются постепенно и систематически обновляются.

Внедрение ресурса показало, что у значительного числа пользователей наблюдается низкая мотивация его использования, большинство сотрудников отдают предпочтение взаимодействию с сотрудниками отдела информатизации образовательного процесса по телефону. При этом выявлено, что успешное прохождение ресурса значительно снижает число звонков и ускоряет адаптацию новых сотрудников к изменениям в компонентах ИСУП.

Были проведены опросы в тестовой форме для определения уровня сформированных знаний и актуальности разработанных материалов. Также после прохождения обучения фокус-группа проходила опрос об актуальности ресурса и возможных предложениях, которые позволили доработать материалы ресурса.

 На наш взгляд, целесообразно создать модуль сбора информации о пользователях, которые используют ресурс. В этом модуле будет собираться и обрабатываться информация о пользователях, которые обращаются в отдел информатизации образовательного процесса по работе с информационной системой «Деканат», и с другими системами ИСУП, через специальный интерфейс ресурса, по телефону, или с помощью корпоративной почты.

Информация о пользователях будет систематизирована по ряду характеристик:

·          идентификатор сотрудника;

·          опыт работы;

·          уровень образования;

·          возраст;

·          способ связи;

·          описание проблемы;

·          признак использования ресурса (да/нет).

Представительная выборка сотрудников позволит:

·          оценить взаимосвязь между выделенными признаками и количеством обращений;

·          улучшить и адаптировать рекомендации для пользователей ИСУП;

·          провести оценку разработанных учебно-методических и справочных материалов, с целью их доработки.

Вывод

Разработка и внедрение ЦОР для поддержки взаимодействия пользователей со сложными информационными системами требует постоянного сбора и анализа информации об успешности такого взаимодействия с целью повышения качества организации и управления учебным процессом, удовлетворённости пользователя дистанционным взаимодействием в цифровой образовательной среде.

Перспективным направление развития разработанного ресурса, в том числе работа по улучшению структуры, интерфейса и наполнения, является разработка эффективной системы поддержки студентов бакалавриата, для индивидуализации и персонификации образовательного процесса [2].

Литература:

1.  Баранова, Е. В. Модель цифрового веб-ресурса для обучения корпоративных пользователей работе с информационными системами университета / Е. В. Баранова, Д. С. Беленкевский // Новые образовательные стратегии в современном информационном пространстве : сборник научных статей по материалам международной научно-практической конференции, Санкт-Петербург, 09–29 марта 2023 года / Российский государственный педагогический университет им. А. И. Герцена, Институт информационных технологий и технологического образования. – Санкт-Петербург: Центр научно-информационных технологий "Астерион", 2023. – С. 109-116. – EDN ZHLQIV.

2. Баранова Е.В., Симонова И.В. Модели ресурсов электронной информационно-образовательной среды для решения профессиональных задач преподавателя педагогического вуза // Информатика и образование. 2016. № 9 (278). С. 18-21.

3. Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ № 2023681754 Российская Федерация. Программа для ЭВМ "Обучение корпоративных пользователей работе с информационными системами": № 2023680540: заявл. 09.10.2023: опубл. 18.10.2023 / И. К. Елизарова, Д. С. Беленкевский; заявитель федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Российский государственный педагогический университет им. А. И. Герцена». – EDN BTYEIB.

4. Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ № 2019618795 Российская Федерация. Программный комплекс для управления учебным процессом в вузе (ПК "Герцен"): № 2019613146: заявл. 26.03.2019: опубл. 04.07.2019 / Е. В. Баранова, И. К. Елизарова, Н. О. Верещагина [и др.]; заявитель федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Российский государственный педагогический университет им. А. И. Герцена». – EDN VBZGKU.